Privātuma politika
Apstiprināts: ar valdes lēmumu Nr. 9/U-18R no 2018.gada 23.augusta
- 1. Mērķis
- 2. Personas datu pārzinis un tā kontaktinformācija
- 3. Dokumenta piemērošanas sfēra
- 4. Personas datu kategorijas
- 5. Personas datu apstrādes nolūki
- 6. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
- 7. Personas datu apstrāde un datu aizsardzība
- 8. Personas datu automatizēta apstrāde
- 9. Personas datu saņēmēju kategorijas
- 10. Trešo valstu subjektu piekļuve personas datiem
- 11. Personas datu glabāšanas ilgums
- 12. Piekļuve personas datiem un citas Partnera tiesības
- 13. Partnera piekrišana datu apstrādei un tiesības to atsaukt
- 14. Saziņa ar Partneri un komerciāli paziņojumi
- 15. Sīkdatņu izmantošana
- 16. Izmaiņas Politikā
1. Mērķis
Privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskai personai – datu subjektam, informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību, apstrādes termiņu un datu subjekta tiesībām datu iegūšanas laikā, kā arī apstrādājot datu subjekta personas datus.
Šajā privātuma politikā, turpmāk tekstā – Politika, ir vispārīgi aprakstīta kārtība, kādā SIA “POLIPAKS”, turpmāk tekstā – Sabiedrība, veic personas datu apstrādi kā datu Pārzinis.
Sniedzot personas datus Pārzinim, Persona apzinās un nepārprotami piekrīt tam, ka Pārzinis apstrādā Personas datus saskaņā ar šo privātuma politiku un Latvijas Republikā spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem un attiecīgajiem Eiropas Savienības tiesību aktiem.
2. Personas datu pārzinis un tā kontaktinformācija
Pārzinis SIA “POLIPAKS”, vienotais reģistrācijas Nr. 40003283415, juridiskā adrese: “Mālkalni”, Vētras, Mārupes novads, LV-2167, tālrunis 67517651, e-pasts: [email protected]Sabiedrības kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: SIA “POLIPAKS”, juridiskā adrese: “Mālkalni”, Vētras, Mārupes novads, LV-2167, tālrunis 67517651, e-pasts: [email protected] ar atzīmi “Datu aizsardzības speciālistam”. Sabiedrības kontaktinformācija ir pieejama arī tīmekļa vietnē: https://wpwebagency.com/kontakti/.
Partneris var sazināties ar Sabiedrību saistībā ar Personas datu apstrādes jautājumiem, piekrišanas atsaukšanu, pieprasījumiem, datu subjektu tiesību izmantošanu un sūdzībām par personas datu izmantošanu.
3. Dokumenta piemērošanas sfēra
- Fiziskām personām – Sabiedrības klientu, piegādātāju vai partneru pārstāvjiem, tajā skaitā, potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem, kuru Personas datus apstrādā Sabiedrība;
- Sabiedrības biroju un citu telpu apmeklētājiem, tajā skaitā, attiecībā uz kuriem tiek veikta videonovērošana;
- Sabiedrības interneta mājaslapas apmeklētājiem.
Partneris ir jebkura fiziska un juridiska persona, to pārstāvji un darbinieki, kura izmanto, ir izmantojusi, vai ir izteikusi vēlēšanos izmantot jebkurus Sabiedrības sniegtās preces un /vai pakalpojumus vai ir jebkādā citā veidā saistīts ar tiem vai sniedz vai plāno sniegt preces un/vai pakalpojumus Sabiedribai vai ir jebkādā citā veidā saistīts ar tiem;
Personas dati ir jebkāda informācija, kas attiecas vai varētu attiekties uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (datu subjekts); identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem minētajai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem.
Politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Partneris sniedz personas datus (papīra formātā, elektroniski vai telefoniski) un kādās uzņēmuma sistēmās vai papīra formā tie tiek apstrādāti.
Sabiedrība rūpējas par Partnera privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro Partneru tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Fizisko personu datu aizsardzības likumu, Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Regula) un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.
Attiecībā uz specifiskiem datu apstrādes veidiem (piemēram, sīkdatņu apstrādi u.c.), vidi, nolūkiem var tikt noteikti papildu, specifiski noteikumi, par ko Partneris tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus Sabiedrībai.
Apstrādājot personas datus, Sabiedrība nodrošina personas datu konfidencialitāti un īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai personas dati tiktu pasargāti no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas.
Šī Politika attiecas uz ikvienu fizisku personu (datu subjektu), kuru personas dati tiek apstrādāti.
Sabiedrība personas datu apstrādei var izmantot personas datu apstrādātājus. Šādos gadījumos Sabiedrība veic nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka šādi personas datu apstrādātāji personas datu apstrādi veic saskaņā ar Sabiedrības norādēm un atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem tiesību aktiem un pieprasa atbilstošu drošības pasākumu veikšanu.
Sabiedrībai ir tiesības veikt papildinājumus Politikā, padarot pieejamu Partneriem tā aktuālo versiju ievietojot Sabiedrības mājaslapā www.polipaks.com.
4. Personas datu kategorijas
- Identifikācijas dati, piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums (nerezidentiem);
- Kontaktinformācija, piemēram, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese;
- Informācija par norēķinu kontiem;
- Ar pakalpojumiem saistītie dati, piemēram, līgumu izpilde vai neizpilde, veiktie darījumi, noslēgtie un spēku zaudējušie līgumi, iesniegtie pieteikumi, pieprasījumi un sūdzības;
- Komunikācijas dati, piemēram, e-pasts, vēstule vai cita informācija, kas saistīta ar Partnera komunikāciju ar Sabiedrību;
- Dati, kurus Partneris pats paziņo Sabiedrībai;
- Videonovērošanas ieraksti un attēli;
- Fotogrāfijas, piemērām, no korporatīvajiem pasākumiem;
- Dati, kurus Sabiedrības Partneri nodod Sabiedrībai, ar mērķi publicēt reklāmās, sludinājumos u.c
5. Personas datu apstrādes nolūki
- Klienta vai cita Partnera identificēšanai un piedāvājuma sagatavošanai, saņemšanai un apstrādei;
- Līguma sagatavošanai un noslēgšanai, papildināšanai, pārslēgšanai un laušanai;
- Klientu apkalpošanai;
- Preču piegādei un pakalpojumu ierīkošanai un sniegšanai (līguma saistību izpildei);
- Klientu informēšanai par Sabiedrības produktiem un pakalpojumiem;
- Pakalpojumu darbības nodrošināšanai/uzturēšanai;
- Garantijas saistību izpildei;
- Jaunu produktu izveidei un piedāvājumu izteikšanai par tiem;
- Produkcijas un pakalpojumu uzlabošanai, jaunu preču un pakalpojumu attīstībai;
- Marketing purposes: advertising of the products and the Company, distribution of products, or for commercial purposes;
- Iebildumu izskatīšanai un apstrādei;
- Klientu apmierinātības mērījumiem, klientu noturēšanai, lojalitātes celšanai;
- Tirgus un sabiedriskā viedokļa pētījumu veikšanai;
- Maksājumu un norēķinu administrēšanai;
- Kredītspējas novērtēšanai, kredītu uzraudzībai;
- Parādu atgūšanai un piedziņai;
- Mājaslapas uzturēšanai un darbības uzlabošanai;
- Pakalpojuma lietošanas veicināšanai;
- Klientu sūdzību izskatīšanai un atbalsta nodrošināšanai;
- Statistikai, uzskaitei un biznesa analīzei;
- Plānošanai un uzskaitei;
- Efektivitātes mērīšanai;
- Datu kvalitātes nodrošināšanai;
- Tirgus un sabiedriskā viedokļa pētījumu veikšanai;
- Atskaišu sagatavošanai;
- Klientu aptauju veikšanai;
- Riska vadības aktivitāšu ietvaros.
6. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
- Likumīgās (leģitīmās) intereses - lai realizētu no Sabiedrības un Partnera starpā pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma, vai likuma izrietošas Sabiedrības leģitīmās (likumīgās) intereses.
- Līguma noslēgšanai un izpildei - lai noslēgtu līgumu un nodrošinātu tā izpildi;
- Normatīvo aktu izpildei - lai izpildītu Sabiedrībai saistošos ārējos normatīvajos aktos noteiktos pienākumus;
- Saskaņā ar Partnera - datu subjekta, piekrišanu;
- Veikt komercdarbību;
- Pārbaudīt Partnera identitāti pirms līguma noslēgšanas un apkalpošanas vai sadarbības laikā – telefoniski, elektroniski vai klātienē;
- Nodrošināt līguma saistību izpildi;
- Novērst nepamatotus finansiālus un citas riskus savai komercdarbībai;
- Saglabāt Partneru piedāvājumus un Klientu pieteikumus par produkcijas vai pakalpojumu iegādi, citus pieteikumus un iesniegumus, piezīmes par tiem, t.sk. tos, kas ir veikti elektroniski (e-pastā);
- Reklamēt savu produkciju, nosūtot komerciālus paziņojumus;
- Nosūtīt citus ziņojumus par līguma izpildes gaitu un līguma izpildei būtiskiem notikumiem, kā arī veikt Klientu aptaujas par Sabiedrības produkciju un apkalpošanas kvalitāti;
- Informēt par izmaiņām pakalpojuma sniegšanas kārtībā, termiņiem un cenrādī;
- Informēt Klientus par jaunumiem nozarē;
- Novērst krāpniecību;
- Nodrošināt efektīvus Sabiedrības pārvaldības procesus, tai skaitā, Sabiedrības produkcijas pārdošanu, pakalpojumu sniegšanu un piegādes efektivitāti, sagādes organizāciju.
- Nodrošināt un uzlabot produkcijas un pakalpojumu kvalitāti;
- Nodrošināt produkcijas piegādi;
- Informēt Partnerus par savlaicīgi neveiktiem maksājumiem vai piegādēm;
- Sūtīt komerciālus paziņojumus un izmantot citas saziņas formas;
- Organizēt Klientu lojalitātes programmas un pasākumus;
- Uzrunāt potenciālus Partnerus;
- Analizēt Sabiedrības mājaslapas un interneta vietnes darbību, izstrādāt un ieviest to uzlabojumus, izmantot sīkdatnes;
- Vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai.
7. Personas datu apstrāde un datu aizsardzība
Sabiedrība apstrādā Partnera datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Sabiedrības saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus. Sabiedrība nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Partnera personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas.
Ar Partneru noslēgtā līguma saistību izpildes kvalitatīvai un operatīvai nodrošināšanai, Sabiedrība pilnvaro citus uzņēmumus, savus sadarbības partnerus, veikt produkcijas un materiālu piegādes pakalpojumus. Ja izpildot šos uzdevumus, sadarbības partneri apstrādā Sabiedrības rīcībā esošos Partnera personas datus, attiecīgie sadarbības partneri ir uzskatāmi par Sabiedrības datu apstrādes operatoriem (apstrādātājiem) un Sabiedrībai ir tiesības nodot sadarbības partneriem šo darbību veikšanai vajadzīgos Partnera personas datus tādā apmērā, kā tas nepieciešams šo darbību veikšanai. Sabiedrības sadarbības partneri (personas datu apstrādātāja statusā) nodrošinās personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar Sabiedrības prasībām un tiesību aktiem, un neizmantos personas datus citos nolūkos, kā tikai ar Partneru noslēgtā līguma saistību izpildei Sabiedrības uzdevumā.
Sabiedrība rūpīgi pārbauda visus partnerus – pakalpojuma sniedzējus (personas datu apstrādātāji), kas Sabiedrības vārdā un uzdevumā apstrādā Partnera personas datus, kā arī izvērtē, vai sadarbības partneri (personas datu apstrādātāji) pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai Partnera personas datu apstrāde notiktu atbilstoši Sabiedrības deleģējumam un normatīvo aktu prasībām. Sadarbības partneriem aizliegts apstrādāt Partnera personas datus saviem nolūkiem.
Sabiedrība neuzņemas atbildību par jebkādu nesankcionētu piekļuvi personas datiem un/vai personas datu zudumu, ja tas nav atkarīgs no Sabiedrības, piemēram, Partnera vainas un/vai nolaidības dēļ.
Sabiedrība garantē Partnera datu konfidencialitāti un drošību, veicot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, ņemot vērā saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, nodrošinot Personas datu fizisko un vides drošību, ierobežojot piekļuves tiesības Personas datiem, pēc iespējas veicot Personas datu nosūtīšanu šifrētā veidā, nodrošinot datortīkla, personālo ierīču aizsardzību, datu rezerves kopēšanu u.c. aizsardzības pasākumus, tādējādi nodrošinot arī Partnera datu aizsardzību pret nelikumīgu piekļuvi, izmantošanu vai izpaušanu.
8. Personas datu automatizēta apstrāde
9. Personas datu saņēmēju kategorijas
- Ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (piemēram, lai nodrošinātu Sabiedrības produkcijas piegādi Klientiem);
- Pasta sūtījumu izsūtīšana Partnerim;
- Saskaņā ar Partnera piekrišanu (sk. Politikas12.punktu);
- Pārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;
- Pārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos Sabiedrības likumīgo interešu aizsardzībai, piemēram, vēršoties tiesā vai citās valsts institūcijās pret personu, kura ir aizskārusi šīs Sabiedrības likumīgās intereses.
10. Trešo valstu subjektu piekļuve personas datiem
Atsevišķos gadījumos, ievērojot normatīvo aktu prasības, Sabiedrības personu datiem piekļūst trešajās valstīs (t.i. valstīs ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas) esoši Partneri (Regulas izpratnē – nosūtīšana uz trešajām valstīm).
Šādos gadījumos Sabiedrība nodrošina normatīvajos aktos noteiktās procedūras personas datu apstrādes un aizsardzības līmeņa, kas līdzvērtīgs ar Regulu noteiktajam, nodrošināšanai.
11. Personas datu glabāšanas ilgums
- Tikai tik ilgi, kamēr ir spēkā ar Partneri noslēgtais līgums;
- Kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Sabiedrība vai Partneris var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt vai vest prasību tiesā);
- Kamēr kādai no pusēm pastāv juridisks pienākums datus glabāt;
- Kamēr ir spēkā Partnera piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats;
12. Piekļuve personas datiem un citas Partnera tiesības
Partnerim ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi.
Partnerim saskaņā ar normatīvajiem aktiem ir arī tiesības pieprasīt Sabiedrībai piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt Sabiedrībai veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz Partneri, vai tiesības iebilst pret apstrādi (t.sk. pret personas datu apstrādi, kas veikta pamatojoties uz Sabiedrības likumīgajām (leģitīmajām) interesēm), kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Sabiedrības pienākumiem, kas tai ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kas tiek veikta Sabiedrības interesēs.
Partneris var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
- rakstveida formā klātienē Sabiedrības juridiskajā adresē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
- elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu;
Saņemot Partnera pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Sabiedrība pārliecinās par Partnera identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
Sabiedrība nosūta atbildi Partnerim pa pastu, uz viņa norādīto kontaktadresi – ierakstītā vēstulē vai pēc iespējas ņemot vērā Partnera norādīto atbildes saņemšanas veidu.
Sabiedrība nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem un Partnera iebildumu gadījumā veic lietderīgās darbības, lai iebildumu atrisinātu. Tomēr, ja tas neizdodas, Partnerim ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā.
13. Partnera piekrišana datu apstrādei un tiesības to atsaukt
Sabiedrībā tiek pieņemts, ka Sabiedrības Partneri, t.i. – klienti, piegādātāji, partneri, to pārstāvji un/vai darbinieki (t.sk. esošie, potenciālie vai bijušie), uzsākot, turpinot vai atjaunojot sadarbību, vai arī komunikāciju ar Sabiedrību par iespējamu, esošu vai bijušo sadarbību vai citiem jautājumiem, pēc noklusējuma piekrīt viņu personas datu apstrādei.
Partnerim ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt savu piekrišanu un atteikties no Personas datu apstrādes. Ja atteikums nav saņemts, Sabiedrībā tiek uzskatīts, ka fiziskā persona piekrīt savu personas datu apstrādei.
Atteikties no datu apstrādes, minot konkrētu datu apstrādes nolūku (sk. Politikas 4.punktu), Partneris var:
- Nosūtot e-pastu uz Sabiedrības e-pasta adresi [email protected] un/vai uz tirdzniecības pārstāvja, klientu servisa vai tā Sabiedrības darbinieka e-pasta adresi, no kura līdz šim tika saņemta komunikācija;
- Klātienē, uzrakstot iesniegumu Sabiedrības juridiskajā adresē: “Mālkalni”, Vētras, Mārupes novads, LV-2167.
Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādi, kas tika veikta laikā, kad Partnera piekrišana bija spēkā.
Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem.
Ja no Partnera ir saņemts atteikums personas datu apstrādei, minot tādu/s Personas datu apstrādes nolūku/s, kas neļauj turpināt sadarbību, balstoties uz likumīgām (leģitīmām) interesēm, līguma noslēgšanai un izpildei vai normatīvo aktu izpildei, Sabiedrībai ir tiesības ierobežot vai apturēt savu pakalpojumu sniegšanu un pat pārtraukt sadarbību.
14. Saziņa ar Partneri un komerciāli paziņojumi
Sabiedrība veic saziņu ar Partneri, izmantojot Partnera norādīto kontaktinformāciju (telefona numuru, e-pasta adresi, juridisko adresi, pasta adresi).
Saziņu par pakalpojumu līgumsaistību izpildi Sabiedrība veic, pamatojoties uz noslēgto līgumu vai izejot no Partnera saņemtā pieteikuma/pasūtījuma.
Saziņu par komerciāliem paziņojumiem – par Sabiedrības un/vai trešo pušu pakalpojumiem un citiem ar tiešu nolīgto pakalpojumu nodrošināšanu nesaistītiem paziņojumiem (piemēram, klientu aptaujas), Sabiedrība veic saskaņā ar ārējos normatīvajos aktos noteikto, vai saskaņā ar Partnera piekrišanu. Izsakot savu viedokli aptaujās vai atstājot savu kontaktinformāciju (e-pastu, tālruni), Partneris piekrīt, ka Sabiedrība var ar viņu sazināties, izmantojot sniegto kontaktinformāciju sakarā ar Partnera sniegto novērtējumu. Partnera piekrišana komerciālu paziņojumu saņemšanai ir spēkā līdz tās atsaukumam (arī pēc pakalpojumu līguma izbeigšanās). Sabiedrības Partneris jebkurā laikā var atteikties no turpmākās komerciālo paziņojumu saņemšanas kādā no šādiem veidiem (norādot datu apstrādes atteikumu konkrētam nolūkam (sk. Politikas 4.punktu):
- Nosūtot e-pastu uz Sabiedrības e-pasta adresi [email protected] un/vai uz tirdzniecības pārstāvja, klientu servisa vai tā Sabiedrības darbinieka e-pasta adresi, no kura līdz šim tika saņemta komunikācija;
- Klātienē Sabiedrības juridiskajā adresē
15. Sīkdatņu izmantošana
Sīkdatnes ir sīka apjoma informācija, kuru interneta vietne saglabā lietotāja datorā vai mobilajā ierīcē, kad lietotājs apmeklē interneta vietni. Tā ļauj serverim apkopot informāciju no lietotāja pārlūka, tādējādi lietotājam vienmēr nav dati jāievada no jauna, kad tas atgriežas interneta vietnē vai pārej no vienas lapas uz citu. Vairāk informācijas par to, kā darbojas sīkdatnes, ir pieejams interneta vietnē www.cookiecentral.com.
- Atpazītu jaunus vai agrākos Partnerus;
- Atcerētos Partnera ekrāna izvēles (preferences);
- Anonīmi apkopotu statistiku par to, kā un kādu Sabiedrības piedāvāto produkciju Partneris ir meklējis;
- Apkopotu uzticamu vietnes lietošanas informāciju, kas ļautu Sabiedrībai izmērīt, cik labi vietne atbilst tā lietotāju vajadzībām, un lai veiktu jebkādus nepieciešamos uzlabojumus;
- Analizētu tīmekļa vietnes apmeklēšanas intensitāti no noteiktiem ģeogrāfiskiem reģioniem.
16. Izmaiņas Politikā
Šī Politika var tikt mainīta bez iepriekšēja brīdinājuma. Jaunākā privātuma politikas versija, kas ir publicēta mājas lapā: www.polipaks.comaizstāj visas iepriekšējās privātuma politikas versijas.